Τι είναι η φορτωτική;

 

  Τι είναι η φορτωτική;

Η φορτωτική (BL ή BoL) είναι ένα νομικό έγγραφο που εκδίδεται από έναν μεταφορέα προς έναν φορτωτή και το οποίο αναφέρει λεπτομερώς το είδος, την ποσότητα και τον προορισμό των μεταφερόμενων εμπορευμάτων. Η φορτωτική χρησιμεύει επίσης ως απόδειξη αποστολής όταν ο μεταφορέας παραδίδει τα εμπορεύματα σε έναν προκαθορισμένο προορισμό. Το έγγραφο αυτό πρέπει να συνοδεύει τα αποστελλόμενα προϊόντα, ανεξάρτητα από τη μορφή μεταφοράς, και πρέπει να υπογράφεται από εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο του μεταφορέα, του αποστολέα και του παραλήπτη.

Βασικά συμπεράσματα

    Η φορτωτική είναι ένα νομικό έγγραφο που εκδίδεται από τον μεταφορέα προς τον αποστολέα και το οποίο αναφέρει λεπτομερώς το είδος, την ποσότητα και τον προορισμό των μεταφερόμενων εμπορευμάτων.

    Η φορτωτική είναι έγγραφο τίτλου, απόδειξη παραλαβής των αποστελλόμενων εμπορευμάτων και σύμβαση μεταξύ μεταφορέα και φορτωτή. 

    Το έγγραφο αυτό πρέπει να συνοδεύει τα αποστελλόμενα εμπορεύματα και πρέπει να υπογράφεται από εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο του μεταφορέα, του αποστολέα και του παραλήπτη.

    Εάν η διαχείριση και η εξέταση γίνεται σωστά, η φορτωτική μπορεί να συμβάλει στην πρόληψη της κλοπής περιουσιακών στοιχείων.


Φορτωτική
Κατανόηση των φορτωτικών

Η φορτωτική είναι ένα νομικά δεσμευτικό έγγραφο που παρέχει στον μεταφορέα και τον αποστολέα όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες για την ακριβή διεκπεραίωση μιας αποστολής. Έχει τρεις κύριες λειτουργίες. Πρώτον, αποτελεί έγγραφο τίτλου ιδιοκτησίας των εμπορευμάτων που περιγράφονται στη φορτωτική. Δεύτερον, αποτελεί απόδειξη παραλαβής των αποστελλόμενων προϊόντων. Τέλος, η φορτωτική αντιπροσωπεύει τους συμφωνηθέντες όρους και προϋποθέσεις για τη μεταφορά των εμπορευμάτων.

Ως παράδειγμα, μια εταιρεία logistics προτίθεται να μεταφέρει, μέσω βαρέως φορτηγού, βενζίνη από ένα εργοστάσιο στο Τέξας σε ένα πρατήριο στην Αριζόνα. Ένας εκπρόσωπος του εργοστασίου και ο οδηγός υπογράφουν τη φορτωτική αφού φορτώσουν τη βενζίνη στο φορτηγό. Μόλις ο μεταφορέας παραδώσει το καύσιμο στο βενζινάδικο στην Αριζόνα, ο οδηγός του φορτηγού ζητά από τον υπάλληλο του πρατηρίου να υπογράψει επίσης το έγγραφο.

Κάθε επιχείρηση πρέπει να διαθέτει εσωτερικούς ελέγχους για την αποφυγή κλοπών. Ένα βασικό στοιχείο του εσωτερικού ελέγχου είναι ο διαχωρισμός των καθηκόντων, ο οποίος αποτρέπει έναν εργαζόμενο από το να έχει υπερβολικό έλεγχο σε μια επιχείρηση. Κανένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου δεν είναι το ίδιο. Ωστόσο, τα περισσότερα ακολουθούν ένα τυποποιημένο σύνολο βασικών φιλοσοφιών που έχουν γίνει συνήθης πρακτική της διοίκησης. Η εφαρμογή εσωτερικών ελέγχων μπορεί να συμβάλει στον εξορθολογισμό των λειτουργιών και στην πρόληψη της απάτης. Η φορτωτική είναι ένα από τα πολλά βασικά έγγραφα που πρέπει να διαχειρίζονται και να ελέγχονται σωστά για την πρόληψη της κλοπής περιουσιακών στοιχείων.

Παράδειγμα φορτωτικής

Ας υποθέσουμε, για παράδειγμα, ότι η XYZ Fine Dining λαμβάνει αποστολές φρέσκου κρέατος και ψαριών πέντε φορές την εβδομάδα. Ο διευθυντής του εστιατορίου καθορίζει το είδος και την ποσότητα του κρέατος και του ψαριού που πρέπει να παραγγείλει το εστιατόριο. Στη συνέχεια, συμπληρώνει μια παραγγελία αγοράς (PO) και ο ιδιοκτήτης της XYZ ελέγχει και μονογράφει κάθε PO πριν σταλεί με email στον προμηθευτή τροφίμων. Ο πωλητής συγκεντρώνει το κρέας και το ψάρι και υπογράφει μια φορτωτική μαζί με έναν εκπρόσωπο του μεταφορέα διανυκτέρευσης. 

Στη συνέχεια, ο μεταφορέας παραδίδει το φαγητό στο εστιατόριο και ο διευθυντής συγκρίνει τα στοιχεία της φορτωτικής με αυτά που ζητήθηκαν στην παραγγελία. Εάν οι πληροφορίες ταιριάζουν, το PO και η φορτωτική αποστέλλονται στον ιδιοκτήτη, ο οποίος ελέγχει τα έγγραφα και εκδίδει επιταγή πληρωτέα στον προμηθευτή τροφίμων.

Σε αυτό το παράδειγμα, ο ιδιοκτήτης δεν εκδίδει επιταγή στον προμηθευτή χωρίς να εξετάσει την εντολή αγοράς και τη φορτωτική. Αυτό το βήμα διασφαλίζει ότι η XYZ πληρώνει μόνο για ό,τι παρήγγειλε και ό,τι παρέλαβε. Εάν τα δύο έγγραφα δεν ταιριάζουν όταν ο διευθυντής του εστιατορίου τα συγκρίνει, ο διευθυντής θα ρωτήσει τον προμηθευτή για την εξαίρεση. Ένας τρίτος υπάλληλος συμφιλιώνει τον τραπεζικό λογαριασμό και πραγματοποιεί τις καταθέσεις της εταιρείας. Όλα αυτά τα βήματα πρέπει να εφαρμόζονται για την πρόληψη της κλοπής.

Συχνές ερωτήσεις
Γιατί είναι σημαντική η φορτωτική;

Η σημασία μιας φορτωτικής έγκειται στο γεγονός ότι πρόκειται για ένα νομικά δεσμευτικό έγγραφο που παρέχει στον μεταφορέα και τον αποστολέα όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες για την ακριβή διεκπεραίωση μιας αποστολής. Αυτό συνεπάγεται ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε δικαστικές διαμάχες, εάν παραστεί ανάγκη, και ότι όλα τα εμπλεκόμενα μέρη θα καταβάλουν μεγάλη προσπάθεια για να διασφαλίσουν την ακρίβεια του εγγράφου. Ουσιαστικά, πρόκειται για αδιαμφισβήτητη απόδειξη της αποστολής. Επιπλέον, η φορτωτική επιτρέπει τον διαχωρισμό των καθηκόντων που αποτελεί ζωτικό μέρος της δομής εσωτερικού ελέγχου μιας επιχείρησης για την αποτροπή κλοπών.
Ποιος είναι ο σκοπός μιας φορτωτικής;

Μια φορτωτική έχει τρεις κύριους σκοπούς. Πρώτον, αποτελεί έγγραφο τίτλου ιδιοκτησίας των εμπορευμάτων που περιγράφονται στη φορτωτική. Δεύτερον, αποτελεί απόδειξη παραλαβής των αποστελλόμενων προϊόντων. Τέλος, η φορτωτική αντιπροσωπεύει τους συμφωνημένους όρους και προϋποθέσεις για τη μεταφορά των εμπορευμάτων.

Τι περιέχει μια φορτωτική;

Συνήθως, μια φορτωτική περιλαμβάνει τα ονόματα και τις διευθύνσεις του αποστολέα (παραλήπτη) και του παραλήπτη (παραλήπτη), την ημερομηνία αποστολής, την ποσότητα, το ακριβές βάρος, την αξία και την ταξινόμηση των εμπορευμάτων. Επιπλέον, περιλαμβάνεται μια πλήρης περιγραφή των αντικειμένων, συμπεριλαμβανομένου του κατά πόσον ταξινομούνται ως επικίνδυνα, ο τύπος της συσκευασίας που χρησιμοποιείται, τυχόν ειδικές οδηγίες για τον μεταφορέα και τυχόν αριθμοί παρακολούθησης ειδικών παραγγελιών.

Share: